Assistant SAV/ Assistante SAV H/F

Travailler au CIG Grande Couronne, c’est être au cœur des collectivités territoriales, riches de plus de 250 métiers différents.

Le CIG Grande Couronne propose une offre complète de missions d’expertise au profit des collectivités territoriales, principalement dans le domaine de la gestion des ressources humaines. A ce titre, il accompagne au quotidien plus de 1 000 collectivités et suit les carrières de près de 45 000 fonctionnaires territoriaux. Centre de Gestion Interdépartemental, le CIG est au service des collectivités des Yvelines, de l’Essonne et du Val d’Oise. Le rejoindre, c’est donc travailler au cœur des collectivités territoriales, riches de plus de 250 métiers différents. Cest aussi choisir un employeur responsable qui détient des valeurs fondamentales : exigence, engagement, convivialité, innovation… et qui valorise le travail pluridisciplinaire. Et si vous faisiez ce choix pour votre carrière ?

L’assistant(e) administratif(ve) des services sports et vie associative exerce ses fonctions autour de deux missions principales : L’accueil physique et téléphonique du public ainsi que le secrétariat.

Il (elle) partage ses missions entre les secteurs : sport (21h/semaine) et service vie associative (14 heures/semaine)

Missions:

Réaliser des tâches administratives courantes

• Gérer les agendas et prise de rendez vous
• Classer, ordonner les documents
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

• Rédiger des comptes rendus de réunion
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Utiliser loutil informatique et les logiciels de gestion
• Rédiger des documents administratifs
• Établir les commandes de matériel, de fournitures, et vérifier la conformité des livraisons

Assurer la gestion de tableaux de bords

• Préparer actualiser et mettre à jour les données de suivi d’activité (tableaux de bords internes, statistiques, plannings d’occupations; réservations,…)

Assurer le suivi administratif des services

• Préparer , enregistrer les dossiers d’inscriptions, de conventions
• Participer à l’organisation des activités avec les éducateurs sportifs
• Assurer le suivi des demandes de manifestations ( planning, demande de rdv …)
• Assurer le suivi des demandes logistiques
• Rédaction des conventions de prêt de matériel aux associations
• Saisie des créneaux d’activités permanentes dans planitech (avant la rentrée scolaire)

• Dans le cadre de la campagne de demandes annuelles de subvention :

• prise de rendez-vous pour rencontre Elu – associations
• saisie des demandes dans le tableau des subventions
• rédaction des courriers de réponse aux associations suite au vote de budget.

Assurer l’accueil téléphonique et physique

• Prendre en compte les demandes et mesurer les caractères d’urgence
• Recevoir et orienter les demandes
• Rechercher et diffuser des informations

Participer au suivi du budget des services

• Saisir et suivre le budget
• Exécuter les dépenses de fonctionnent
• Tenir les états de dépenses

Autres :

• Participer aux activités festives des services ( forum, Evadez vous …)

Techniques

• Connaissance de l’environnement territorial
• Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
• Maitriser Word, Excel, logiciel facturation Arpège, logiciel Planitech, logiciel comptabililté

Savoir-être (compétences comportementales)

• Discrétion, confidentialité
• Disponibilité
• Etre à l’écoute
• Rigueur, fiabilité
• Patience
• Dynamisme
• Capacité à travailler en équipe

Poste ouvert uniquement aux contractuels (CDD).

Le service missions temporaires du CIG Grande Couronne se charge de la sélection des candidats.