SECRÉTAIRE F/H

Activités principales:

En toute autonomie :

• Assurer un contrôle qualité sur la forme des projets de délibération validés par les directions (y compris les fiches de suivi), avant transmission aux directeurs généraux adjoints et directrices générales adjointes.
• Gérer au 1er niveau l’outil de gestion des délibérations.
• Apporter une assistance aux services dans le cadre du logiciel de gestion des délibérations.
• Alimenter le site intranet pour la partie Service des Assemblées.

En lien direct avec la hiérarchie :

• Suivre le circuit de validation des projets de délibération, ainsi que des modifications sollicitées par les services après validation, la direction général et l’exécutif.
• Assurer la préparation et l’envoi des documents de séance (recueil des projets de délibération, ordres du jour, convocations, feuilles d’appel nominal et d’émargement, outils de suivi des votes, etc.).
• Assister aux conseils, prendre des notes, contribuer au bon déroulement des séances.
• Réaliser le compte-rendu sommaire des conseils.
• Assurer la finalisation des projets de délibération dans AIRS-Délib en vue de leur transmission au contrôle de légalité et les formalités de publication dématérialisée (Strasbourg.eu et Totems).
• Réaliser les retranscriptions des conseils (sténogrammes) à partir d’enregistrements sonores, et en assurer le suivi de la rédaction jusqu’à l’archivage des recueils reliés.
• Préparer et/ou assurer le suivi des arrêtés relatifs aux élu·es (congés, délégations de fonction, déport, etc.) jusqu’aux formalités exécutoires.

Activités secondaires:

• Assurer laccueil physique et téléphonique du service, renseigner les différents publics, les orienter vers le bon interlocuteur.
• Assurer le secrétariat des commissions thématiques de l’Eurométropole de Strasbourg.
• Mettre à jour le fichier des représentations des élu·es et le fichier des compétences des élu·es.
• S’assurer de la mise à jour des bases de données Excel du service en cas d’évolution de la composition des assemblées délibérantes.
• Gérer les registres des arrêtés relatifs aux élu·es.
• Préparer et faire publier les annonces mortuaires, gérer les aspects comptables.
• Participer à l’archivage des documents du service (mise en boîte et versement aux Archives).
• Assurer, en lien avec une autre direction, le secrétariat du conseil commun annuel Strasbourg-Kehl.
• Assurer la recherche documentaire pour le service, en cas de sollicitation par les services ou l’exécutif.

Vous assurer la préparation matérielle et le suivi des séances préparatoires et publiques des conseils municipaux de Strasbourg et de l’Eurométropole.

• CAP/BEP secrétariat exigé ou équivalent et/ou compétences acquises par l’expérience dans le secrétariat.
• Expérience en secrétariat exigée, souhaitée au sein d’une collectivité, appréciée au sein d’un secrétariat des assemblées.
• Expertise:
  • de l’orthographe et de la grammaire françaises.
  • des procédures internes, des organigrammes et des élu·es des collectivités.
  • des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, internet).
• Aptitude à acquérir rapidement la maîtrise de nouveaux logiciels (comme AirsDélib) et du vocabulaire professionnel du service.
• Capacité à:
  • veiller au respect des consignes de présentation et des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire dans les documents.
  • organiser son travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs commandes simultanées et à passer facilement d’un dossier à l’autre.
  • identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsqu’une tâche urgente le nécessite.
  • adapter son discours à ses interlocuteur·rices, à les comprendre, renseigner et orienter de manière pertinente.
• Qualités relationnelles et sens du travail en équipe.
• Méthode, rigueur et sens de l’organisation.
• Discrétion et disponibilité.

• Horaires variables avec vacation minimale obligatoire de 2h par demi-journée :
  
  • lundi après-midi, mercredi, jeudi après-midi et vendredi.
  Horaires avec plages fixes :
  
  • lundi et jeudi : de 8h30 à 11h30
  - mardi : 8h30 - 11h30 / 13h30 - 16h30.
• Présence à tour de rôle les lundis et vendredis pendant toute la durée des séances des conseils qui peuvent s’achever tardivement (22h/23h).
• Permanence du service à assurer jusqu’à 18 heures, à tour de rôle, une à deux fois par semaine.

• Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
• Prime de fin d’année.
• Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
• Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
• Chèques vacances sous conditions.
• Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).